Click & Meet in der Corona-Pandemie: Was Einzelhändler jetzt wissen müssen

1. Inzidenz unter 100
2. Maximal eine Person pro angefangenen 40 Quadratmetern Verkaufsfläche
3. Vorherige Terminvereinbarung mit Festlegung des Besuchszeitraums (Click & Meet)
4. Sicherstellung der einfachen Rückverfolgbarkeit von Kontakten
5. Erstellung und Einhaltung eines Hygienekonzeptes

Die rechtlichen Grundlage finden sich in §11 Abs. 2 und 3 CoronaSchVO NRW.

Einzige Ausnahme hiervon bilden weiterhin Baumärkte sowie Baustoffhandelsgeschäfte zur Versorgung von Gewerbetreibenden mit Gewerbeschein, Handwerkern mit Handwerkerausweis sowie Land- und Forstwirten. Diese müssen nach unserem Verständnis aktuell keinen vorherigen Termin vereinbaren.

Click & Meet – Einkaufen nur nach vorheriger Terminvereinbarung.

Ein Großteil der Einzelhändler bietet aktuell bereits Waren im Click & Collect Verfahren an. Hierbei holt der Kunde seine Ware nach vorheriger Bestellung kontaktlos vor Ort ab. Probeliegen im Bettenfachgeschäft, Beratung im Elektrohandel, Nutzung von Umkleidekabinen im Bekleidungsgeschäft – all das war nun jedoch mehrere Monate nicht möglich.

Click & Meet ermöglicht nun genau das endlich wieder: Die Begrüßung und vor allem auch Beratung von Kunden vor Ort. Hierfür muss jedoch vorab eine Terminvereinbarung erfolgen; dies kann über eine Online-Lösung oder zumindest telefonisch / per E-Mail erfolgen. Hierdurch soll vor allem die Zahl gleichzeitig anwesender Kunden, aber auch die Rückverfolgbarkeit im Falle einer Infektion, kontrollierbar werden.

Sie als Einzelhändler wollen nun aber sicher nicht von Anrufen und E-Mails mit Terminanfragen überrollt werden, sondern sich auf Ihr Kerngeschäft – Verkauf und Beratung – konzentrieren. Und für Kunden ist es ebenfalls unbefriedigend in einer Warteschleife zu hängen oder auf eine Antwort per E-Mail warten zu müssen. Ziel sollte eine schnelle, einfache Terminbuchungsmöglichkeit sein.

Wir empfehlen daher den Einsatz einer Online-Lösung. Der Zutritt zu Verkaufsräumen kann so komfortabel organisiert werden. Und selbst Kunden, die sich zuvor nicht angemeldet haben, können sich vor Ort noch „auf dem letzten Meter“ via QR-Code und Smartphone einbuchen.

Wie kann die Online-Terminbuchung realisiert werden?

Es gibt bereits zahlreiche Systeme am Markt und viele davon existieren seit Jahren. Die meisten davon sind spezialisiert auf besondere Anwendungsfälle wie die Tischreservierung im Restaurant oder die Terminbuchung beim Friseur. Auch benic|solutions bietet ein solches System bereits an – unsere Bookingapp.

Zusätzlich sind in den vergangenen Wochen einige Startups aus dem Boden geschossen, die allgemeinere Anwendungsfälle bedienen können. Teilweise sind diese aber noch nicht ausgereift.

Tipp: Überlegen Sie vorab welche Funktionen Ihnen wichtig sind, damit Sie ein möglichst passendes System auswählen können.

Erwägen Sie auch den Einsatz von Software-as-a-Service (SaaS). Der Vorteil gegenüber einem Kaufsystem: Sie können sich auch ohne hohe Anfangsinvestition und je nach Anbieter ohne lange Vertragsbindung erst einmal mit dem System und der Durchführung von Terminbuchungen vertraut machen. Ist eine vorherige Terminvereinbarung aufgrund der Corona-Pandemie nicht mehr notwendig können Sie außerdem frei entscheiden, ob sie das System weiter nutzen, auf ein anderes System umsteigen oder die Terminbuchungsmöglichkeit ggf. wieder einstellen möchten.

Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz.

Neben der Funktionalität sollte in jedem Fall auch der Schutz personenbezogener Daten von Anfang an beachtet werden. Dies nennen wir „Privacy by Design“ – also die Berücksichtigung des Datenschutzes bereits bei der Konzeption. Aus unserer Sicht sind insbesondere folgende Punkte zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten:

1. Es sollten stets nur personenbezogene Daten erfasst werden, die zur Terminbuchung und zur Rückverfolgbarkeit wirklich notwendig sind.
2. Der Zweck der Datenerfassung und -verarbeitung sollte im Rahmen des Terminbuchungsprozesses genannt werden und verständlich formuliert sein.
3. Die Daten müssen über eine verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) übermittelt werden – erkennbar an dem Schloss oder dem vorangestellten „https://“ in der Adresszeile.
4. Die Daten dürfen nur für die benannten Zwecke erfasst und nicht für Werbezwecke verwendet oder gar an Dritte weitergegeben werden.
5. Es muss eine Datenschutzerklärung vorhanden sein, in welcher der für die Verarbeitung Verantwortliche klar bezeichnet und die Rechte der betroffenen Person erläutert werden.
6. Externe Dienstleister müssen DSGVO-konform sein. Hierfür sollte der Firmensitz und Serverstandort idealerweise in Deutschland oder zumindest in der EU und eine korrekte Datenschutzerklärung vorliegen. Außerdem sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.
7. Unter bestimmten Voraussetzungen benötigen Sie einen Datenschutzbeauftragten und müssen diesen in Ihrem Impressum nennen.

Diese Auflistung entspricht unseren Best Practices und gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der bezeichneten Punkte – sie stellt jedoch keine Rechtsberatung dar. Unsere klare Empfehlung lautet daher immer, dass Sie auch einem Anwalt oder Ihrem Datenschutzbeauftragen Rücksprache halten. Insbesondere dann, wenn Sie personenbezogenen Daten erfassen und/oder verarbeiten, wie es bei einem Click & Meet Tool der Fall ist.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Click & Meet.

In den vergangenen Tagen haben wir gemeinsam mit einigen unserer Kunden bereits verschiedene Tools getestet und eingeführt. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Auswahl und Einführung eines geeigneten Tools. Natürlich übernehmen wir auch die Konfiguration und Implementierung für Sie – innerhalb weniger Tage, unkompliziert und DSGVO-konform.

Zusätzlich unterstützen wir Sie auch in der außenwirksamen Kommunikation der Terminbuchungsmöglichkeit via Click & Meet und der von Ihnen erarbeiteten Schutz- & Hygienemaßnahmen. Dies lässt sich beispielsweise auf einer Sonderseite auf Ihrer Website oder Ihrem Unternehmensblog, in Social Media oder via Pressemitteilung umsetzen.

Auch bei der Konzeption weiterer Förderungsmaßnahmen wie beispielsweise der Erstellung von Plakaten mit QR-Codes für die Terminbuchung „auf dem letzten Meter“ (zum Ausdrucken und Befestigen am Eingang, siehe Beispiel) sind wir gerne Ihr starker Partner – kontaktieren Sie uns einfach!